Styczeń jest miesiącem, w którym w wielu organizacjach odbywają się spotkania mające ustalić plan działań na cały rok. W ostatnich tygodniach miałem okazję być na kilku z nich. Poniżej moje trzy spostrzeżenia co do prezentacji, które wyróżniały dobrych menedżerów od przeciętnych.
Właściwa kolejność slajdów, czyli od spraw najważniejszych do mniej ważnych. Nie wszyscy uświadamiają sobie, że kolejność ułożenia tematów, o których chce się powiedzieć, ma znaczenie. Nie tylko ułatwia odbiorcy ich zrozumienie, ale jednocześnie wskazuje, czy ktoś jest dobrym menedżerem i umie rozróżnić sprawy ważne od mniej ważnych. A jest to ważna umiejętność, gdyż zawsze jest więcej spraw do załatwienia niż mamy czasu, i menedżer musi wybierać sprawy ważne.
Treść stosowna do odbiorców, czyli mówienie o rzeczach, które dotyczą słuchaczy. Dobry lider o czym innym mówi w przemówieniu do ogółu pracowników, a inaczej rozkłada akcenty, gdy ma opowiedzieć o swoich planach przed wąskim gronem innych menedżerów. Stratą czasu jest nadmierne skupianie się na wynikach finansowych, gdy słuchają mnie 4 szczeble pracowników. Opowiedzmy wtedy ciekawy przykład z życia konkretnego specjalisty. Podobnie nie mówmy o każdym szczególe naszego działu, gdy słuchają nas przedstawiciele 10 innych działów. Mówmy o tych sprawach naszego działu, które mają związek z innymi lub które mogą być dla innych inspiracją.
Dobry wygląd slajdu, czyli czytelne przesłanie i wizualizacja. Zawsze lepiej pokazać mniej slajdów lepszej jakości, niż wiele przeciętnych. Podobnie, jeśli mamy już przesłanie to poświęćmy trochę czasu, by było ono poprawnie zwizualizowane. Gdy mówimy, że coś wzrosło, to powinno być widać, że coś na slajdzie rośnie. I zawsze zadajmy sobie pytanie – czy w ogóle, to co umieściliśmy na slajdzie, rzeczywiście do czegoś służy.
W rozmowie ze mną, prawie każdy powie, że powyższe sugestie są oczywiste. Jednak w praktyce niewielu je potrafi stosować. Wystarczy, że je wdrożysz, a zostaniesz zauważony przez swoich przełożonych. Powodzenia.