Mniej Slajdów – Więcej Sensu®

Tworzenie slajdów w korporacji a lean management

Często uznaje się, że koncepcja lean management odnosi się jedynie do firm produkcyjnych. Jednak można je w takim samym stopniu odnieść do pracy biurowej. Do tworzenia slajdów również.

Lean Management pokazuje, że w procesie biznesowych dochodzi do nieefektywności i należy systematycznie dążyć do ich eliminacji. Owe siedem muda obejmuje: nadprodukcję, zapasy, konieczność poprawy, zbędny ruch, nadmierne przetwarzanie, oczekiwanie, zbędny transport. Myślę, że w wielu organizacjach przy tworzeniu slajdów dochodzi do wszystkich możliwości nieefektywności.

Nadprodukcja – tworzenie niepotrzebnych slajdów, slajdów które na końcowym etapie zostają wyrzucone z prezentacji bo do niczego nie pasują. Biorą się m.in. z tego, że niektórzy wpierw zaczynają rysować slajdy, a potem zastanawiają się nad fabułą, które te slajdy tworzą.

Zapasy – złe zarządzanie bazą stworzonych już slajdów oraz trzymanie wersji roboczych slajdów i prezentacji w toku pracy nad nią. Często dochodzi do „wymyślania koła” zamiast sięgnąć do archiwum, gdyż mamy bałagan w katalogach. A pracując nad wersjami roboczymi, jak często dochodzi do zapisania złej wersji, lub wrzucenia na końcowym etapie prac jednak wersji roboczej a nie tej ustalonej jako właściwa.

Konieczność poprawy – czyli tworzenie slajdów, który trzeba ciągle poprawiać. Najgorzej, gdy ciągle trzeba poprawiać wykres lub innego rodzaju wizualizację. Ktoś napracował się nad kolorami wykresu, a tu się okazuje, że nie pokazuje on tego, co chcemy. Bierze się to z tego, że za szybko chcemy coś narysować elektronicznie, zamiast naszkicować sobie nasze pomysły ołówkiem na papierze.

Zbędny ruch –  tu możemy zaliczyć wszelkie robocze spotkania poświęcone slajdom, które nieprzygotowane lub których efekty nie są właściwie zarejestrowane, nie wnoszą wartości dodanej do procesu.

Nadmierne przetwarzanie – poświęcanie nadmiernego czasu na wizualizację zużywa uwagę pracownika oraz jego zdrowie. Przemęczony pracownik nie ma siły na jego rzeczywiste zadania, czyli najczęściej analizę danych. A siedzenie przed ekranem męczy wzrok, a gdy do tego pracujemy na laptopie to wykrzywiają się nasze kręgi szyjne (nieodwracalnie).

Oczekiwanie – przy pracy zespołowej nad prezentacją, często trzeba czekać na dodatkowe dane lub na efekty pracy jednego z pracowników. Gdy od tego zależy praca pozostałych, to efektem musi być ich wolny czas.

Zbędny transport – tu zaliczę przesyłanie pojedynczych slajdów mailem, gdy można poczekać na pozostałe i przesłać cały pakiet, bądź też pracować na serwerze. Powoduje to nie tylko możliwość zgubienia slajdu, ale także niepotrzebne czynności do wykonania przez odbiorcę maili.

Które ze wskazanych problemów problemy występują w twojej organizacji? Metodologia Lean management mówi, że należy prześledzić cały proces, jaki ma miejsce u Ciebie, zidentyfikować owe słabe punkty i zastanowić się, jak je wyeliminować. Powodzenia.

Interesuje Cię szkolenie z prezentacji biznesowej?
Sprawdź ofertę szkoleń