W wielu organizacjach widzę, że nagminnie użytkownicy PowerPointa popełniają olbrzymi błąd w pracy nad slajdami, który prowadzi do spędzania przy komputerze niepotrzebnych godzin, a efekty nigdy nie będą chociażby zadowalające. Otóż na hasło „zrób prezentację”, włączają PowerPoint’a, szukają starych slajdów w zbliżonym temacie i próbują je dopasować do nowego zadania. To nigdy nie może przynieść dobrych rezultatów. Dzieje się tak, być może dlatego, że chcą szybko mieć i móc pokazać, że zaczęli pracę nad prezentacją. Jednak takie działanie jest bez sensu.
Większość czasu w toku przygotowania prezentacji powinno się spędzić nad kartą papieru. A otrzymawszy zadanie zrobienie slajdów, wpierw nakreślić należy fabułę prezentacji (storyline). Czyli taki spis treści, który wychodząc od naszego głównego przesłania porządkuje zakres danych do pokazania na kolejnych slajdach.
Taki spisany spis treści pomocny jest na kilka sposobów. Nam samym pozwala sprawdzić, czy nasz tok opowiadania trzyma się kupy. W zespole pozwala upewnić się, że nie zapomnieliśmy o żadnych kluczowych wnioskach. A z przełożonym – pozwala potwierdzić, że nasza koncepcja jest spójna z jego czy jej oczekiwaniami. Niewątpliwie taki spis jest konkretnym efektem naszej pracy.
Dopiero po uzgodnieniu ze wszystkimi zainteresowanymi fabuły oraz określeniu sobie zarysów slajdów możemy przejść do rysowania slajdów. I slajdy też powinny być naszkicowane wpierw na papierze – dopiero kiedy się upewnimy, że osiągnęliśmy to, co chcieliśmy włączamy komputer. Wtedy mamy pewność, że to co rysujemy wiąże się z innymi slajdami w określoną całość i nie powinna się na końcu pojawić wątpliwość „po co to zrobiłem”.